Nghiêm cấm hủy tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy

Thứ trưởng Bộ Nội vụ Cao Huy gần đây đã ký công văn gửi các tỉnh, thành phố để chỉ đạo việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh sắp xếp lại tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Cụ thể, Bộ Nội vụ yêu cầu Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các quy định pháp luật liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.

Bộ Nội vụ nhấn mạnh rằng toàn bộ tài liệu và cơ sở dữ liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, nhất quán và an toàn. Các tài liệu này cần được thống kê, tập hợp theo đúng phông lưu trữ của từng cơ quan, tổ chức.

Đồng thời, Bộ cũng yêu cầu các cơ quan, tổ chức không được ban hành văn bản hành chính kể từ ngày quyết định của cấp có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc chấm dứt hoạt động có hiệu lực.

Bên cạnh đó, trong giai đoạn trước và trong khi tiến hành sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu cần được bảo quản chặt chẽ tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm bảo quản hiện tại) của đơn vị hành chính liên quan.

Đáng chú ý, Bộ Nội vụ đặc biệt nhấn mạnh việc nghiêm cấm các hành vi chiếm giữ, chuyển giao hoặc hủy tài liệu và cơ sở dữ liệu một cách trái phép. Cơ quan, tổ chức cũng không được làm thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Ảnh minh họa: VGP

Cơ quan lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận và phối hợp với người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính để bảo quản tại chỗ hoặc lưu giữ tạm thời các tài liệu, cơ sở dữ liệu trên địa bàn tỉnh.

Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu sau quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cần tuân thủ nghiêm các quy định pháp luật về thẩm quyền quản lý trong lĩnh vực lưu trữ.

Theo công văn, Chủ tịch UBND tỉnh chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ tại địa phương theo phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, người đứng đầu UBND tỉnh có trách nhiệm bảo đảm an toàn cho tài liệu và cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền quản lý trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Trách nhiệm của Chủ tịch huyện, xã khi sắp xếp bộ máy

Cũng theo công văn của Bộ Nội vụ, Chủ tịch UBND cấp huyện, xã trong quá trình sắp xếp bộ máy hành chínhcó trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị, cá nhân thực hiện việc thống kê, đóng gói các hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc đã hoàn thành cũng như những công việc chưa hoàn thành.

Cụ thể, mỗi đơn vị phải lập danh mục chi tiết về các công việc chưa hoàn thành và tổ chức đóng gói các hồ sơ, tài liệu này một cách riêng biệt, gửi kèm theo hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Đặc biệt, các tài liệu liên quan đến công việc chưa hoàn thành cần được ghi chú rõ ràng và được lưu trữ riêng biệt.

Ngoài ra, các đơn vị cần bố trí kho tàng, trang thiết bị và nhân lực phù hợp để bảo vệ và bảo quản an toàn các tài liệu cho đến khi các tài liệu này được bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy. Việc bảo vệ và bảo quản tài liệu là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của thông tin.

Ảnh minh họa: xaydungchinhsach.chinhphu

Công văn cũng yêu cầu các đơn vị quản lý, vận hành hệ thống thống kê phải xác nhận và khoanh vùng số lượng tài liệu và cơ sở dữ liệu liên quan đến các công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành. Các dữ liệu này cần được bảo đảm an toàn và toàn vẹn cho đến khi chúng được bàn giao cho cơ quan lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan có thẩm quyền khác.

Sau khi quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hoàn tất, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới cần nhanh chóng chỉ đạo các bước tiếp theo.

Cụ thể, họ phải mở tài khoản mới hoặc khôi phục tài khoản tổ chức, lãnh đạo và văn thư trên hệ thống, đảm bảo việc phát hành và tiếp nhận văn bản diễn ra thuận lợi. Đồng thời, họ cần đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ theo quy định của pháp luật.

Các đơn vị mới sẽ phối hợp với cơ quan lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và các đơn vị liên quan để tiếp nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu liên quan đến những công việc chưa hoàn thành và tiếp tục giải quyết các vấn đề này.

Cơ quan, tổ chức mới cũng cần phối hợp với cơ quan lưu trữ để xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với các tài liệu này, đảm bảo việc lưu trữ và xử lý tài liệu được thực hiện theo đúng quy định.